Berufsalltag

Feedback

Feedback stellt eine sehr gute Möglichkeit zur Weiterentwicklung dar. Damit es jedoch seinen Nutzen entfalten kann, muss Feedback vom Feedback-Nehmer als Chance wahrgenommen, und vom Feedback-Geber konstruktiv vermittelt werden. Letzterer sollte sich bewusst sein, dass insbesondere negatives Feedback beim Gegenüber eine emotionale Reaktion, wie Abstreiten, Zurückschlagen, Wut oder Tränen hervorrufen könnte. Um dies zu vermeiden, findest du im Folgenden einige Tipps für sowohl Feedback-Nehmer wie auch Feedback-Geber.

Als Feedback-Nehmer

Um von Feedback profitieren zu können, solltest du die Situation und das Feedback möglichst objektiv betrachten. Der erste Schritt ist dabei nicht zu überreagieren, sondern gut zuzuhören und die Kritik schlicht zur Kenntnis zu nehmen. Dabei hilft es, die angebrachte Kritik zu notieren, um sie zu einem späteren Zeitpunkt mit beruhigtem Gemüt nochmals zu studieren. Versuche nicht dich zu rechtfertigen oder bereits mental Gegenargumente gegen eine Kritik zu sammeln. Nimm stattdessen etwas Abstand, indem du zwischen der Person und der Sache trennst. Der zweite Schritt umfasst die ehrliche Reflexion. Bei dieser hilft es dir, wenn du während dem Gespräch Notizen gemacht hast und alle Kritikpunkte nochmals durchspielen kannst. Hat das Gegenüber Recht, dann nutze das Feedback als Chance zur persönlichen Weiterentwicklung. Ist die Kritik jedoch unangebracht oder unverständlich und handelt es sich um keine Kleinigkeit, lohnt es sich die Situation anzusprechen. 

Frage genauer nach, um den Inhalt und den Hintergrund des Feedbacks zu verstehen. Hierbei könnte beispielsweise von Interesse sein, auf welche konkreten Situationen sich das Feedback bezieht, wie häufig das kritisierte Verhalten auftritt oder ob das Gegenüber ein Beispiel hierfür nennen kann. Anschliessend könntest du die Situation aus deiner Wahrnehmung Revue passieren lassen. Das Ziel des Gesprächs sollte hierbei ein Austausch sein.

Hinweis:

• Feedback muss nicht immer negativ sein – schliesslich ist es auch wichtig die eigenen Stärken zu kennen. Erhältst du also positives Feedback, dann nimm dieses auf!

Vergiss nicht dich für konstruktives Feedback zu bedanken. Dies kann sowohl unmittelbar nach dem Gespräch oder aber auch erst nach einer gewissen Zeit geschehen. Dadurch erhöhst du die Bereitschaft des Gegenübers, häufiger Zeit und Energie in wertvolles Feedback zu investieren und so zu deiner eigenen Weiterentwicklung beizutragen. Trau dich ruhig auch aktiv Feedback einzuholen. Achte hierbei lediglich darauf, dies zu tun, wenn das Gegenüber nicht gerade völlig gestresst ist. Zuletzt lohnt es sich ausserdem die eigene Arbeit oder das eigene Verhalten selbst regelmässig zu reflektieren. Hierbei könntest du dich fragen, wie du dich verhalten hast, was du gut gemacht hast oder wie du etwas das nächste Mal besser machen möchtest.

Als Feedback-Geber

Kritisches Feedback kann erfolgreich vermittelt werden, sofern man es richtig macht. Schon die Vorbereitung spielt hierbei eine wesentliche Rolle. So sollte das Feedbackgespräch nicht in emotionalen, stressigen Situationen oder zwischen Tür und Angel geführt werden. Stattdessen sollte das Gespräch stets unter vier Augen stattfinden und mehrere Tage im Voraus vereinbart werden, sodass beiden Seiten genügend Zeit bleibt, um sich darauf einzustellen.

Um den grössten Nutzen zu erzielen, sollte die Gesprächsführung während dem Gespräch sachlich und ruhig, und das Feedback selbst konkret und situationsbezogen sein. Da positives Feedback nicht nur die Motivation, sondern auch die Akzeptanz für kritische Rückmeldungen erhöht, solltest du darauf achten, nicht nur negatives Feedback zu geben. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass Lob und Kritik nicht vermischt werden, um deine Aussage nicht zu verwässern.

Hinweis:

• Kritisiere nur Veränderbares und sei dabei konkret und klar – Botschaften zwischen den Zeilen sind zu vermeiden. Sprich stets in der ICH-Perspektive und verzichte auf Vergleiche zwischen den Mitarbeitenden, Verallgemeinerungen, Übertreibungen oder Generalisierungen («nie» / «immer»). Unterstreiche deine Aussagen mit der dazu passenden Tonalität und Körpersprache.
• Weniger ist mehr: Fokussiere dich im Gespräch auf die wesentlichen Punkte, bei welchen du dir eine Besserung wünschst. Anderenfalls könnte sich das Gegenüber überrumpelt fühlen und deine Kritik per se ablehnen. Gib dem Gegenüber ausserdem Zeit, das Feedback zu verarbeiten und umzusetzen.

Du solltest nicht erwarten, dass dir dein Gegenüber sofort in allen Aspekten zustimmt. Möchtest du jedoch die Akzeptanz erhöhen, kann es hilfreich sein zu begründen, weshalb eine Arbeit nicht gut, oder ein Verhalten nicht passend war und gemeinsam nach den Gründen des Verhaltens und einer geeigneten Lösung zu suchen. Hier kommt deine Vorbereitung ins Spiel: Überlege dir vorab, was deine konkreten Erwartungen sind und wie potenzielle Massnahmen aussehen könnten, um diese Erwartungen zu erreichen. Bei der Diskussion zum weiteren Vorgehen solltest du zuerst die Vorschläge des Gegenübers abholen, bevor du deine eigenen anbringst. Dadurch ermöglichst du, dass sich das Gegenüber einbringen, und dadurch eine effektivere und nachhaltigere Lösung gefunden werden kann. Biete ausserdem deine Unterstützung an und vereinbare direkt ein Folgegespräch, um die weiteren Entwicklungen zu besprechen.

Nach dem Gespräch solltest du stets reflektieren, wie das Gespräch verlaufen ist und welche Abmachungen getroffen wurden. Versuche daraus zu lernen und das nächste Feedbackgespräch (noch) besser zu gestalten.

Ablauf eines Feedbackgesprächs

Mit ein wenig Smalltalk gelingt der lockere Einstieg in das Gespräch. Nachdem die allgemeine Arbeitszufriedenheit abgeholt wurde, sollte analysiert werden, was gut lief, was nicht gut lief und wo sich Schwierigkeiten ergeben haben. Nicht zu vergessen ist auch die Überprüfung, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden – und allenfalls, warum nicht. Als Nächstes sollte das weitere Vorgehen definiert werden. Hierzu gehört auch die allfällige Anpassung von Zielen respektive das Definieren von diesen. Massnahmen zur persönlichen Entwicklung sowie die zukünftigen Möglichkeiten des Mitarbeitenden im Unternehmen sollten hier ebenfalls besprochen werden. Beide Seiten sollten sich während diesem Kernstück des Gesprächs unbedingt Notizen machen, um die Abmachungen und Erwartungen festzuhalten. Am Ende des Gesprächs angelangt, bleibt noch, sich für die Zeit und das Gespräch zu bedanken, bevor es an die Nachbereitung und die Umsetzung des Besprochenen geht.

Hinweis:

• Sowohl für Feedback-Nehmer wie auch für Feedback-Geber gilt: Plant euch genügend Zeit für das Gespräch ein! Dies zeigt Wertschätzung und verhindert eine gestresste Atmosphäre.
• Auch als Führungskraft sollte man sich Feedback einholen! Dadurch können nicht nur die eigenen Führungs-Skills weiterentwickelt werden, sondern die Mitarbeitenden fühlen sich bei einer spürbaren positiven Reaktion auf das Feedback ausserdem gehört, was wiederum einen positiven Einfluss auf das Teamklima hat.

Zum Schluss

Das sich Hineinversetzen in die andere Person kann eine gute Methode darstellen, um die Sichtweise des Gegenübers besser nachvollziehen zu können. Dieser Perspektivenwechsel kann sich während des gesamten Prozesses – von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung des Gesprächs – als hilfreich erweisen.