Berufsalltag

Business-Knigge

Der Business-Knigge ist eine Art Verhaltenskodex, welcher angemessene Verhaltensweisen und Umgangsformen beschreibt. Er soll dir in neuen oder kritischen Situationen Orientierung geben, sodass dein Auftritt stets souverän und professionell wirkt. Hierzu gehört einiges mehr zu beachten als lediglich ein gepflegtes Erscheinungsbild zu wahren oder pünktlich an Treffen zu erscheinen. Die wichtigsten Anstandsformen haben wir dir im Folgenden zusammengefasst.

Hinweis:

• Je nach Kultur können sich Präferenzen im Umgang unterscheiden. Beobachte daher stets dein Umfeld und versuche auf dieses einzugehen. Steht dir ein Auslandaufenthalt oder ein interkulturelles Meeting bevor, dann setze sich unbedingt auch mit den kulturellen Gepflogenheiten der anderen Partei auseinander. Insbesondere eine angemessene Begrüssung ist hier entscheidend.
  

Bei der Begrüssung solltest du grundsätzlich darauf achten Distanz zum Gegenüber zu wahren. Die Ranghöchsten werden ausserdem für gewöhnlich zuerst begrüsst. Bist du dir über die Rangfolge nicht sicher, dann beginne bei der Person, welche am nächsten bei dir steht, begleitet von den Worten «Ich fange mal hier an». Zeige dich dabei selbstbewusst, freundlich und offen. Sollten dein Gegenüber und du euch noch nicht kennen, stellst du dich mit deinem vollen Namen und deiner Funktion vor. Stehe für die Begrüssung auf, halte im Gespräch mit dem Gegenüber Augenkontakt und zeige dich interessiert. Sollte dir eine Visitenkarte gereicht werden, dann studiere sie zuerst interessiert für einen Moment, bevor du sie sorgfältig in deiner Geldbörse oder deinen Unterlagen verstaust.

Hinweis:

• Das «Du» wird immer vom Ranghöheren angeboten! Wenn du dir nicht sicher bist wie du dein Gegenüber ansprechen sollst, dann nutze lieber die Höflichkeitsform.
  

Bleibe im Gespräch stets höflich und gefasst. Lasse dich auch bei provokanten Fragen oder in stressigen Situationen nicht aus der Ruhe bringen und gewinne dadurch an Souveränität. Sollte dir ein Missgeschick passieren oder trittst du trotz guter Vorbereitung in ein Fettnäpfchen, dann sprich dein Fehlverhalten an und entschuldige dich dafür.

Eine weitere geschätzte Eigenschaft umfasst die Hilfsbereitschaft: Sei gegenüber deinem Umfeld aufmerksam und biete dich an, falls du merkst, dass jemand Hilfe brauchen sollte. Dies bedeutet jedoch nicht, dass du dich anderen aufdrängen oder dich von anderen ausnutzen lassen solltest. Achte also darauf, dass du deine eigenen Aufgaben stets geschafft bekommst, da dies von Zuverlässigkeit zeugt. Zuverlässigkeit ist essenziell für deine Reputation und das Vertrauen, welches man dir entgegenbringt. Halte also deine Deadlines ein, erscheine pünktlich zu Treffen und stehe zu deinem Wort.

Heutzutage wird das Handy meist auch für berufliche Angelegenheiten genutzt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dem Handy kontinuierlich Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte. Gerade wenn du dich in einem Gespräch oder einem Meeting befindest, gehört das Handy zur Seite und wird am besten gleich lautlos gestellt. Anrufe solltest du ausserdem nur in sehr dringenden Fällen annehmen, da damit signalisiert wird, dass der Anruf wichtiger ist als das aktuelle Gespräch. Weisst du, dass du einen sehr wichtigen Anruf erwartest, informiere dein Gegenüber am besten vorab darüber.

Hinweis:

• Achte darauf einen möglichst unaufdringlichen Klingelton zu wählen.
  

Bei Komplimenten solltest du vorsichtig sein. Während du berufliche Leistungen oder Stärken anerkennen kannst, ist ein Kompliment, welches sich auf das Äussere des Gegenübers bezieht, im beruflichen Kontext unangebracht.

Hast du im Berufsalltag mit Kundinnen und Kunden zu tun, ist es üblich diese bei der Begrüssung persönlich am Empfang abzuholen. Nutze ein wenig Smalltalk, während du den Gast ins Büro oder Sitzungszimmer begleitest. Vergiss nicht etwas zu Trinken und allenfalls etwas Kleines zu knabbern anzubieten. Beachte ausserdem, dass der Gast nie allein gelassen werden sollte, da dies schnell als unhöflich wahrgenommen wird. Nach dem Treffen wird der Gast stets bis zum Ausgang begleitet und freundlich verabschiedet.

Zum Schluss

Solltest du neu in ein Unternehmen kommen, dann informiere dich vorab über die vorherrschenden Gepflogenheiten und die Unternehmenskultur. Beobachte dein Umfeld des Weiteren insbesondere zu Beginn und frage nach, wenn du dir bezüglich spezifischer Gewohnheiten im Unternehmen unsicher sein solltest.